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開卷筆記 — Remote

37Signals 是間很特別的公司,有自己一番哲學,亦將此著書立說,但不是紙上談兵,全是實戰經驗,但又與我們認識的商業法則很不一樣。繼上次在 Rework 裏談到公司做好不做大的哲學,這次 Remote 談的是遠程工作,他們認為遠程工作將是趨勢,科技解放了我們工作的時間和地點,讓我們的時間處理上更有彈性,也帶來一些額外的好處。當然每個選擇都是取捨,他們真心分享當中經驗,並如何解決遠程工作的一些問題。

遠程工作的好處除了時間靈活運用,省掉通勤時間外,還可以聘請來自世界各地的能士。我們對於上班的迷思已根深柢固,仍成一種反對的本能,但其實反思我們的工作流程,就得知我們往往覺得最有效率的時候,是自己一個人可以專心工作,沒有開會、沒人打攪;而我們的工作通訊,其實大都轉到 IM 和電郵上去了。事實上很多公司也已經將好些部門外判出去,例如會計、人力資源,這其實也是遠程工作的一種。科技漸漸使我們的工作模式轉變了,只是我們沒有察覺,或者習慣了舊的方式。這種回到公司但又使用新科技工作的不匹配,每每使我們覺得現在好像更浪費時間了。

當然並不是所有工作都可遠程,但大部份知識工作都可以,尤其知識工作更需要專心和創意,而不是將一大班人困在同一個地方就可以。作者覺得傳統所謂的腦力震盪式的一起討論找創意,其實是過譽了。遠程工作的人可以轉換場景,更容易有新的想法。溝通上很多時候同步編輯、螢幕分享、視像通訊等軟件,已經足夠好用。

遠程工作亦有很多挑戰,煩瑣的有各地法律、稅務等。對於管理者,則要用不同的方法去知道遠程僱員的工作進度、表現、心理狀態等等,亦要留意時區上要有重疊部份來做一些實時合作的工作;此書提出可使用例如公佈版、定期電話等等去追蹤,但心態上並不能做微管理,而是放手讓員工自己安排時間,只以工作品質來做最終評定就好了。

至於員工則要更有自律性了,可以改變環境和習慣來幫助,例如即使是在家,也穿得正式一點,家中有專門工作的地方等等。遠程工作並不代表不會過勞,反而可能因為可以自己安排全盤投入而廢寢忘食,這是管理者和員工本身都需要留意的。本書建議大概的每週的工作時數為四十。

之前也有些文章提到,遠程工作雖有彈性,但必需面對孤單感。人有社交需要,遠程工作者不一定是與同事社交,而是將省下來的時間與家人、朋友,甚至可以到共享工作空間與其他不同的人作交流。重點是工作者要有此覺察,並運用其所有的自由,而不要足不出戶家裏蹲。

另一個迷思是公司文化,本書提出的使用一個大 chatroom 來做一般公司茶水間的角色;現在這類 chatroom 大概也已經成為部份科技公司常態,因為還可以引入 chatbot 來做其他流程管理的東西。他們的公司每年也會搞一個員工大會,讓各地員工飛來同一地點來一個大型聚會,也是形成公司文化的一種。這類親身接觸,一如使用電話聯絡,重點是基於稀有性,大家都會更珍惜真人的接觸。

科技使遠程工作得以實現,但其實目標並不是遠程工作,而是如何使用合適的科技來進行工作。可以用電郵、留言的事情,就不必親身兼實時回應了;可以獨自完成的設計或編程工作,就不必親身來到公司了;可以靠過分享螢幕來協作,就不必開會了。這完全是適材適性的做法。

本書提議公司試行遠程工作,可以先由幾個核心人物先試,時間上也可以是一星期三天之類的,實際試出了運作方式再推而廣之,試的時間也要足夠久。千萬不要單單派一個人去做遠程工作就算試了,然後宣告必然會來的失敗收場。書後也列出一大籮遠程工作的有用工具。

另外一提,37Signal最近推出Rework Podcast,大談其工作哲學,大家留意番。

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