開卷筆記 – 少,但是更好

essentialism

這書提出專準主義(essentialism),在整理物件上有斷捨離,專準主義則有關管理時間和精力,清除不重要的,聚焦與重要的事情上。忙與盲已成為現代社會的日常,起因於選擇太多,並以為我們可以擁有一切,在社交上也不好意思說不。結果是我們事無大小都給人承諾,失去生活甚麼生命的焦點。起初我們因為能好好地專心做好事而得到成功,這往往會帶來更多的機會,可惜這些機會並不是個個都值得,反會妨礙我們,甚至令我們失敗,這就是成功的悖論。

專準主義在這些條件下運作:有很多選擇,而當中有很多其實並不重要,而你的時間資源是有很的。運作步驟有三:精、簡、準。

精者,精挑也,知輕重。在很多事情衝擊下,我們很易落入「習得無助」,以為沒有得選擇。80/20 法則告訴我們事物都有重要的小部份,是最值得關注。面對自己其實並無能力做好全部,找那 20 出來更重要。

要找,必要空間,每日的思考空間、閱讀空間。寫重點式日記,記下觀察想法。做田野調查,親身觀察,找出實際問題所在,在模式中尋找異常。多玩樂,因為玩樂生創意,使我們成為探索者。首要充足睡眠,才能有分事情輕重之思,睡夢中亦能提升創意,讓潛意識工作。收窄範圍,若不是非常好,就說不,對看起來好像不錯的機會尤需如此。

簡者,簡化。當事情不清晰時,好像樣樣都很好,就失了方向。認清必要意圖,要具體、可行、並知何謂之完成。勇於說不,不要因社交尷尬就說好,你的決定不等同你的人際關係,聚焦於取捨,想想說好犧牲了甚麼。清晰的不,好過模糊的好。人們知道你對事情輕重的看法後,反會專重你。說不有很多方法,例如沒有「不」的「我也很想幫手但暫時有很多工作」、「讓我看看行事曆」、(對老闆)「好,那要放棄我手上那件工作?」。或提供另外途「不,但我知某某可能有興趣」。

避免沉沒成本偏誤(sink cost bias),即對已投資的事情繼續投資,不懂止蝕,反問「若我未投資在此事上,我現在願意投資多少?」。了解稟賦效應(endowment effect),以為自己「擁有」事情而不捨得放手。承認失敗乃成功之母,不要死磨爛磨委曲求全。試向非持分者求意見。避免現狀偏誤(status quo bias),例如使用零基預算法。不要隨興許諾,克服錯過的恐懼,可以小規模反向測試不做某些事,去看他們是否必要。對於事情使用減法,去蕪存菁。決定的字根 (-cision) 就是要切走一些東西。去除不必要的字、圖、細節,壓縮,修正。

設定明確界限,給人清晰知道那裏是不可逾越的。有了界限,才可有真正的自由,免於選擇、判斷、爭論的自由。有了界線,你不用對人說不,因為人們知道你的界線,例如星期六日必然是家庭日,不接受工作。不要過界做人家的事,讓人家自行解決。了解自己的界線之法,可以例如寫一清單記錄自己承諾了做,但感覺不好,甚至覺得被騙的事情。這些界線,其實就是社會契約。

準者,準確執行。預留緩衝,不要跟車太貼,做非常充足的準備,對抗計劃偏誤增加預算(Scrum 的話會用 Fibonacci sequence)。使用情景規劃,問問風險、最糟情況、社交效應、財務衝擊、如何降低風險等等問題。

尋找瓶頸優先處理,經典商管小說《The Goal》講限制理論 (Theory of Constraints),確認生產線、流程中,那一個是最慢,最要其他人等的部份,然後改善之,再重複檢視。將大目標細分為眾多小目標,然後逐步完成,每日小小進步。更有成功感,也更讓人有動力繼續下去。創業者愛說 Minimal Viable Product,就是先完成最重要最小的部份先推出市場,看反應而改善。將小進步視覺化成圖表,方在當眼處,可作提醒和激勵。

善用習慣,了解習慣的運作:提示(起動器)、行為、奬酬。檢視自己有何習慣,其起動器為何,如想改掉壞習慣,先從起動器下手。用習慣做你覺得最困難的事諸如早睡早起、運動、寫日記等等,習慣養成,做就不費吹灰之力了,形成心流,思想可以關心更重要的事。

聚焦當下,享受當下。多工不惡在自動的事情上(如邊聽歌邊打掃),而在一心二用。試在專心時趕走未來之想法,心煩意亂時停下來重新振作。

給領導

作者給作領導、團隊一些實際建議:請人時挑剔;問自己如果只可做一件事時會做甚麼;充足而準確的授權,避免模糊的責任;聆聽,在應說話時才說話;量度進度。

總結

實行精準主義不應是偶一為之的事,當將其納入你生活的核心,找出生活的焦點,過有意義的人生,而不是東忙西忙而一事無成。縱觀以上種種建議實作,其實都非新事,很多都是老生常談,精準主義試將之納入一個框架內,讓你更能對焦並實行之。

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